Data dapat didefinisikan sebagai fakta yang ada yang bisa terformat berupa teks, angka, gambar, dokumen, bagan, suara, yang menggambarkan kondisi atau kenyataan yang terjadi pada saat itu. Apabila berdiri sendiri, data tidak akan berarti. Ia akan menjadi berarti apabila telah diolah sedemikian rupa sehingga berubah menjadi informasi. Data yang berupa teks adalah sekumpulan huruf, angka, dan simbol-simbol tertentu yang dikombinasikan dan tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Contoh data yang berupa teks adalah artikel surat kabar. Data yang berupa gambar contohnya adalah citra (image). Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, tanda tangan, dan bentuk gambar lainnya. Adapun data gambar yang bisa bergerak contohnya adalah video. Data ini bisa juga dilengkapi dengan suara, yang bisa digunakan antara lain untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas. Sedangkan data yang hanya berbentuk suara misalnya adalah audio. Suara instrument musik, hujan, orang, binatang, detak jantung, adalah beberapa contoh dari data yang berupa audio. Apabila data atau kelompok data yang saling berhubungan diorganisasikan sedemikian rupa disebut Basis data.
Definisi Basis data banyak dikemukakan oleh para pakar di bidang teknologi informasi.. Beberapa diantaranya dikemukakan oleh Fatansyah (1999) :
Basis data adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
Basis data adalah data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Basis data adalah kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik
Dari ketiga definisi tersebut dapat dikatakan bahwa Basis data pada dasarnya identik dengan lemari arsip. Prinsip kerja keduanya sama yaitu pengaturan data/arsip, dan memiliki tujuan yang sama yaitu kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip. Adapun perbedaannya terletak pada media penyimpanannya. Kalau lemari arsip menggunakan lemari dari besi atau kayu, sedangkan basis data menggunakan media penyimpanan elektronik seperti hardisk. Selain itu perbedaan terjadi pada pengelolaannya. Kalau lemari arsip langsung dikelola atau ditangani oleh manusia secara manual, sedangkan basis data dikelola melalui perantaraan alat/mesin elektronik yang disebut komputer. Tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik bisa disebut Basis data karena penyimpanannya tidak melalui pemilahan dan pengelompokan data sesuai dengan jenis/fungsi data sehingga akan menyulitkan dalam pencarian data. Yang sangat ditonjolkan dalam Basis data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokkan / pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai fungsi/jenisnya. Selanjutnya bais data ini biasanya dikelola secara bersistem agar bisa dikomunikasikan dengan pemakai dan disebut dengan Sistem Basis Data.
Sistem Basis Data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam basis data di komputer), dan sekumpulan program sistem pengelola basis data yang memungkinkan beberapa pemakai dan/atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut. Dalam suatu Sistem Basis data, secara lengkap akan terdapat komponen-komponen utama berupa : Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis data (Database), Sistem pengelola basis data berupa Perangkat Lunak (Software), dan Pemakai (User). Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus/spesifik. Perangkat lunak tersebut disebut Sistem Manajemen Basis data (Database Management System /DBMS).
