Sebelum suatu informasi itu terbentuk, sebetulnya harus ada bahan dasar nya terlebih dahulu untuk meramunya. Bahan dasar tersebut dikenal dengan istilah data. Untuk informasi yang disusun dengan sistem komputerisasi ini, data akan menjadi input yang paling penting untuk diproses dijadikan output nya. Keakuratan output yang berupa informasi nantinya, akan sangat tergantung dari data yang di-input-kan ke dalamnya. Hal ini seperti diibaratkan bahwa kalau sampah yang dimasukkan, keluarnya akan berupa sampah juga. Sebaliknya kalau emas yang dimasukkan, pasti emas pula yang akan dihasilkan. Oleh karena itu dibutuhkan data yang bagus kalau ingin mendapatkan informasi yang bagus pula. Adapun data yang bagus tentunya harus diperoleh atau dikumpulkan dengan cara atau metode pengumpulan data yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah-kaidah yang telah ditentukan dan bukan asal-asalan saja perolehannya.
Dalam penyusunan sistem informasi secara komputerisasi ini, satu hal yang harus diperhatikan adalah bahwa setelah didapatkan data, selanjutnya data tersebut diolah untuk menjadi basis data. Pengelolaan data seperti ini dilakukan dengan sistem pengelolaan data digital atau sering disebut sistem manajemen basis data. Setelah basis data digital tersusun, selanjutnya sistem informasi secara komputerisasi tersebut barulah bisa dibangun. Kehandalan sistem ini antara lain terletak pada kecepatan dan kemudahannya untuk mencari informasi yang akan dibutuhkan. Demikian pula dengan sistem manajemen basis data. Basis data yang sudah tersusun secara digital akan memudahkan dalam rangka analisis data maupun updating data guna keperluan peroleh informasi yang terkini atau informasi yang dibutuhkan.
Secara umum, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. Sebagai contoh pada sistem suara musik yang banyak kita kenal. Adanya elemen suara gitar dan elemen bola volley, keduanya tidak bisa membentuk sebuah sistem, karena tidak ada sistem permainan musik yang bisa dipadukan dengan bola volley. Berbeda halnya apabila elemen suara gitar dipadukan dengan elemen suara bas, keduanya bisa membentuk sebuah sistem suara musik, atau elemen bola volley dipadukan dengan elemen net volley, maka keduanya bisa membentuk sebuah sistem yaitu sistem peralatan olah raga volley. Ada beberapa elemen yang bisa membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian, dan umpan balik. Selain itu, sistem juga berinteraksi dengan lingkungan dan memiliki batas sistem.
